Completa Guía Google Apps para ser más productivo y establecerte definitivamente en la nube.

 

 

¿Por qué cambié Microsoft por Google Apps?

Hace años que empecé a trabajar con las herramientas de Google Apps, Gmail, Drive, Calendar, Documentos en mi día a día, sustituyendo poco a poco los típicos programas de Microsoft y demás, el motivo fue la buena gestión que hace Google del correo no deseado o Spam, y hasta día de hoy que el conjunto de herramientas de Google me aportan todo lo que necesito para mi trabajo diario, e incluso mi organización personal.

 

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Vamos a ver de forma casi completa:

  1. EL correo con Gmail
  2. El uso del calendario de Google
  3. Drive, el sitio de almacenamiento en la nube
  4. Los documentos de Google
  5. Las videoconferencias con Hangouts

Que son las herramientas que más vais a usar, con algún bonus de trucos o consejos tal y como yo las utilizo.

 

También puedes ver más aquí si te interesa la productivad Las 7 Reglas de la productividad.

 

 

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GMAIL

Con más de 1000 millones de usuarios activos por mes,

  • Es una de las herramientas más sencillas
  • Se adapta a lo que tú necesitas
  • Gestiona el correo no deseado eficientemente

Vamos a Crear una cuenta nueva que nos va a dar acceso a todos los demás servicios asociados a la cuenta de Google, no sólo a Gmail.

aplicaciones google

Creando la cuenta en Gmail

Introduce la dirección de www.gmail.com en tu navegador y desde ahí encontrarás la opción para crear una cuenta nueva.

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Antes no era necesario introducir ni la fecha de nacimiento, ni género, ni número de teléfono. Estos datos no son requeridos obligatoriamente, aunque todo cambia y seguramente todo acabará siendo obligatorio.

La cuenta de correo actual SÍ es muy recomendable ponerla para un buen nivel de seguridad, esta será la cuenta de recuperación donde poder recibir el procedimiento para restablecer la contraseña si la perdemos, la olvidamos y lo peor que nos puede pasar, que alguien nos robe el acceso.

 

Entendiendo la Interfaz

Pasamos  a la interfaz básica.

¿Qué es cada zona?:

  • 1.  La zona recuadrada en rojo y con el número 1, nos permite buscar cualquier correo por nombre de usuario, nombre de dominio, alias, etc.

Esto lo uso diariamente, porque no borro definitivamente los mails de trabajo, los archivo por seguridad y muchas veces no encuentro un documento en mi ordenador y lo busco en Gmail

  • 2. Esta zona sirve para acciones en correos que tengamos seleccionados, son acciones rápidas.
  • 3. Aquí podemos seleccionar entre ver el correo Gmail, los contactos o las tareas.
  • 4. Zona de navegación por las etiquetas, tanto de las que vienen por defecto u otra cualquiera que nosotros creemos.
  • 5. El cuadro central donde se visualizarán los correos o datos de la etiqueta que tengamos seleccionada.
  • 6. Área de gadgets, contactos de Hangouts, útil para gestionar los chats.

 

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Gestión básica de correo y organización productiva

El correo es una herramienta, no cobramos por leer y/o escribir mails.

Normalmente en nuestra vida solemos organizar y gestionar el entorno, tenemos una reunión con varias personas a la vez y a una hora concreta para tratar un tema, en vez de varias reuniones y a distintas horas.

Con el correo no suele ocurrir, porqué empezamos teniendo pocos correos, estos van aumentando poco a poco y llega un momento que la gestión del correo se puede comer el 20% de tu jornada laboral (2horas).

Para evitar esto lo primero es determinar uno o varios momentos al día para esa tarea, yo tengo por costumbre dedicar tiempo sobre las 10h y a las 16h.

No antes de las 10h, porque mi momento más productivo es por la mañana y no quiero dedicar esas horas en donde saco más trabajo con menos esfuerzo y tiempo a problemas o dudas de los demás, ese tiempo es para mis proyectos.

 

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Luego veremos cómo mantengo las conversaciones, pero antes veamos rápidamente:

 

La netiqueta (Conjunto de normas de comportamiento general en internet)

Si hacemos clic en REDACTAR un mensaje nuevo

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Tenemos el Para: Incluir las direcciones o contactos a los que enviar el correo.

Cc: Campo de copia, aquí introduciremos todas las otras direcciones o contactos a los que no va dirigido directamente el mail, pero si que queremos que estén informados de la comunicación. Las direcciones de correo que introduzcamos aquí serán visibles para el receptor o receptores principales (Para:)

Cco: Campo de copia oculta, igual que el anterior pero los contactos o direcciones de mail que haya en este campo serán ocultos para los demás participantes o receptores. Tanto el receptor principal (Para:) como los que están en copia (Cc:) no saben si hay direcciones en Copia Oculta con lo que la privacidad es total.

 

El campo Asunto

El campo asunto cumple 2 funciones:

  1. Google utiliza el asunto para agrupar y clasificar emails en lo que llaman conversaciones. Así pues tal como se puede ver en el ejemplo Gmail me ha agrupado 8 correos de la misma conversación en un solo sitio:

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  1. Para ser lo máximo respetuoso con el tiempo de las personas, hay que intentar escribir los asuntos de forma que no le haga falta abrirlo para gestionarlo, es decir, que deberíamos escribir una línea de texto que incluya el máximo de información, y facilitar así su gestión, con un solo golpe de vista podrá etiquetarlo para leer después, abrirlo en el momento si es verdaderamente urgente para él, o posponer hasta el tiempo personal su lectura.

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Responder

Sirve para contestar directamente al que te envía el mail, no se incluirán los contactos que hubiera en copia o copia oculta. Tampoco se incluirán en la contestación los archivos adjuntos que contuviera el mail original.

Reenviar

Puedes incluir a terceras personas y sí que se incluyen los archivos adjuntos que originalmente me enviaron en el mail.

Responder a todos

Esta es la opción que debemos usar cuando estamos manteniendo una conversación entre varios usuarios, porque si yo envío el mail a 3 de mis colaboradores y 2 de ellos me contestan solo tengo que escribir un mail, que además les llegará a los 3 integrantes de la conversación sin pérdida de datos adjuntos y quedan todos enterados aunque no hayan participado.

No obstante si queremos responder solo a uno la opción está igualmente y la podemos seleccionar expresamente.

Esta opción la tenemos que habilitar entrando en la configuración:

  • Entramos a la configuración clicando en la rueda dentada de la parte superior derecha.

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  • Se nos abre una ventana en la pestaña GENERAL y un poco más abajo activamos la opción Responder a todos del apartado forma predeterminada de respuesta. Guardamos cambios y listo.

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Editar el asunto

Para editar el asunto o eliminar a alguien de la respuesta a todos.

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Basta con clicar en el desplegable de la doble flecha que he recuadrado en rojo y editar asunto. Y para eliminar  o ver los integrantes de la conversación hacer un clic en la zona donde se muestran las direcciones de correo o contactos.

 

Otras opciones

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En la barra inferior junto al botón de Enviar.

  • Podemos dar formato al texto.
  • Incluir archivos adjuntos.
  • Insertar archivos desde nuestro Drive.
  • Insertar fotos.
  • Enlaces a direcciones web con un texto personalizado.
  • Uso de emoticonos.

En la parte derecha, junto al icono de la papelera podemos comprobar la ortografía.

 

Envíos programados con Boomerang

Cuando recibes una cantidad importante de correos ponerte sin más a contestar uno por uno puede convertirse en un no parar de escribir emails.

Yo recibo del orden de 50 emails diarios, si me pongo a contestarlos y los voy enviando uno a uno a medida que los escribo, antes de contestar el 5º ya estoy recibiendo contra-respuesta del primero.

Y ahora qué hago, puedo terminar de contestar y volver a revisar los entrantes o revisarlo inmediatamente dejando el resto de correos para más tarde.

Acaba pareciendo un partido de yo contra todos a la vez yendo de aquí para allá. Pérdida de tiempo y productividad.

Un día se me ocurrió hacer una prueba a contestarlos por la noche, pero tampoco es la solución por lo de la conciliación con la vida familiar, y más de uno me dijo que si es que no tenía vida, menudas horas de trabajar.

Ahora uso Boomerang for Gmail que me permite escribir todos los emails y respuestas y programar el envío a una hora determinada y para el día que quiera.

Es una extensión del navegador Chrome, si utilizas otro como Edge no funcionará.

Lo descargamos del repositorio de Google Chrome.

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Ahora al instalarlo justo debajo del botón de enviar de color azul tengo otro de color rojo:

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Y si utilizo ese botón que dice (Send Later) se abre una ventana para indicar cuando quieres que se envíe:

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Seleccionar el día y la hora y confirmar.

Para gestionar todos los correos de boomerang tenemos la opción de un icono en forma de boomerang multicolor en la parte superior derecha:

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Y nos muestra una pestaña en la gestionar esos correos:

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También aparece una etiqueta en la parte izquierda de la pantalla desde la que podréis gestionar los correos sin salir de Gmail:

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Configuración de la bandeja de entrada

La densidad de visualización simplemente hará que haya menos espacios entre las líneas de texto, pestañas y etiquetas.

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Clasificación automática de emails entrantes

La opción configurar bandeja de entrada nos permite visualizar y organizar los mails automáticamente en función de su procedencia.image36

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Visualización con solo 2 pestañas.

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Visualización con 5 pestañas habilitadas.

Está opción es muy útil para no despistarse o entretenerse con mails sin demasiada importancia.

Por ejemplo podemos empezar siempre atendiendo a la bandeja principal y dejando las comunicaciones sociales para el final, si tenemos tiempo para ello.

La pestaña de Social. Todos los mensajes de redes sociales.

Promociones. Si usas tu cuenta de trabajo para darte de alta en webs y servicios comerciales.

Notificaciones. No funciona muy bien pero te llegarán notificaciones automáticas de servicios o cuentas que hayas dado de alta como administrador o supervisor.

Foros. Grupos, foros, etc.

 

Etiquetas

Las etiquetas más que una forma de organizar los correos, es un método para marcar los mails por ubicación, importancia o temática.

Podemos crear etiquetas seleccionando un mensaje y clicando en el icono de etiqueta de la parte superior tal y como se muestra en la siguiente imagen.

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Puedes crear un sinfín de etiquetas pero no te lo recomiendo para empezar, en la captura que muestro a continuación verás la cantidad de etiquetas que acabo gestionando con el tiempo.

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Cuando recibo un correo ya se a simple vista si me viene re-enviado de otra dirección de correo, si es de un cliente, colaborador o proveedor. Y me ayuda bastante a atenderlos en función de mis criterios de urgencia y/o importancia.

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Administrar etiquetas

Las etiquetas se pueden administrar todas a la vez desde el panel de configuración y la pestaña de etiquetas.

Podemos mostrarlas, ocultarlas o mostrarlas si hay mensajes sin leer, esta última puede ser la óptima si dejas sin leer o marcas como no leído un mensaje (El texto del mail aparece en negrita) para recordarte que debes solucionarlo en adelante.

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Otras utilidades y extensiones para Gmail en Chrome

  • Checker Plus for Gmail

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Esta extensión me permite gestionar correos sin necesidad de entrar a la interfaz de Gmail.

En la barra de extensiones del navegador Chrome se instala un icono que si clicamos sobre el se muestra lo siguiente:

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Aquí tenemos las diferentes cuentas que tengo configuradas con Gmail y puedo leer, archivar, eliminar, redactar correo o buscar sin necesidad de abrir la pantalla de Gmail.

También me avisa cuando me entra un mail con una pequeña ventana en la parte inferior derecha de mi pantalla.

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  • Streak CRM para Gmail

Esta utilidad es para administrar, equipos de trabajo, clientes y oportunidades, totalmente integrado con Gmail.

Puedes organizar las conversaciones de cada cliente o tu equipo asignándole una caja contenedora, para tener todos los hilos de conversación en un mismo sitio.

Utilizar plantillas personalizadas para comunicaciones tipo.

Recibir notificaciones cuando los correos electrónicos son leídos, o cuantas veces se abrió el mensaje.

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Puedes buscar por Asignado a:, ver por nombre, por etapa, y gestión de notas.

Es una solución CRM gratuita suficiente para a la mayoría de autónomos o grupos de trabajo colaborativo.

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Ventana emergente en la pantalla del ordenador que avisa cuando alguien ha leído tu correo enviado.

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También en la parte derecha de la pantalla de Gmail te informa del rastreo del mail, las veces que se ha abierto, los días e incluso si ha sido en dispositivo móvil o de escritorio.

 

  • WiseStamp

Para incluir tu firma en los correos de forma diferente.

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Búsqueda de mensajes

Esta es una opción que utilizo varias veces a la semana. Normalmente tengo un criterio para la organización de los documentos, pero si ha pasado mucho tiempo y dudo entre varios nombres de archivo o remitentes para un asunto utilizo la búsqueda.

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Aquí directamente puedes escribir el nombre del contacto, el correo, el asunto o parte del texto del cuerpo del mensaje y Gmail te devolverá los mensajes coincidentes con la información escrita.

Si entramos en cualquier mail de los resultados veremos como ha sombreado las palabras que coinciden con la búsqueda introducida.

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Pero también podemos usar la búsqueda avanzada, clicando en el desplegable justo antes de la lupa.

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Se puede filtrar la búsqueda en todos los correos o etiquetas, o buscar en los mensajes que incluyan archivos adjuntos excluyendo los chats, etc.

 

Crear un filtro

Crear un filtro a la práctica es establecer unas condiciones, que de cumplirlas cualquier mail, conllevará unas acciones.

Nuevamente vamos a clicar en la rueda dentada, seleccionamos Configuración, la pestaña de Filtros y direcciones bloqueadas y creamos un filtro nuevo.

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Voy a crear un filtro de ejemplo con la dirección de correo que aparece en el campo “De”

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El campo “De” es para crear un filtro a todos los mails que lleguen de esa dirección.

“Para” aplicará el filtro a todas las direcciones de correo que envíe, una o varias.

“Asunto” filtrará todos los emails con las palabras coincidentes que escriba en este campo, por ejemplo si aquí escribiera Cámara y le incorporara la acción de filtrado de etiquetar como urgente, todos los emails con la palabra Cámara en el asunto irán marcados con esa etiqueta, incluso puedo hacer que el email se posicione al principio del listado de emails recibidos.

“Contiene” haría lo mismo que en el ejemplo de asunto, pero esta vez buscará la palabra Cámara en todo el cuerpo del mensaje y lo etiquetará como hayamos establecido.

“No contiene” justamente al contrario que contiene.

Una vez establecidos los criterios de filtrado, clicamos sobre la opción del margen inferior derecho en: Crear un filtro con estos criterios de búsqueda >>

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Nos aparece la siguiente ventana y selecciono los criterios a seguir para esos mails, creamos filtro y ya lo tenemos en la pestaña de Filtros y direcciones bloqueadas para activarlo, editarlo, eliminarlo, etc.

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Con estas acciones que nos llevarán unos pocos minutos y solo una vez, podemos estar ahorrando muchas horas al año navegando por la interfaz de Gmail.

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Y aquí lo tenemos en la bandeja etiquetado como Cámara, con la señal de importante junto al Nombre y disponible en el menú de etiquetas de la izquierda.

 

Interfaz de Gmail

Para configurar la interfaz de usuario iremos como siempre al engranaje, seleccionamos configuración y en la pestaña de General

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Aquí configuramos la cantidad de contactos y conversaciones que se mostrarán por página.

Imágenes y deshacer el envío

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Opción de mostrar u ocultar hasta consulta para mostrar las imágenes que nos envíen.

La otra opción muy interesante es Habilitar el Deshacer un envío hasta 30 segundos después de haber clicado en el botón de enviar. Un acierto de Google pues no pocas veces justo en el momento de enviar te das cuenta de falta algún archivo o texto.

Para deshacer basta con clicar en la opción que muestra la pantalla de la siguiente manera:

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Notificaciones de escritorio

Si tenemos esta opción activada nos aparecerán pequeñas ventanas emergentes en la parte inferior derecha de nuestra pantalla. Para recibir estas notificaciones tenemos que tener abierto (aunque sea minimizado Gmail en nuestro navegador.

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Firma

En el caso de la firma para nuestros correos podemos configurar una firma diferente para cada una de las direcciones que tengamos vinculadas a la principal. (Este punto: Añadir una cuenta de correo POP3  y envío con cuentas alternativas desde Gmail, lo veremos más adelante)

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Funciona como un editor de texto normal, puedes escribir, pegar imágenes, insertar links los textos e imágenes, pegar texto de otros sitios, etc.

 

Respuesta automática

Fundamental para informar a tus remitentes de que tal vez no reciban una respuesta a sus comunicaciones. Los mails se van almacenando en tu bandeja de entrada  y a la vuelta los puedes tramitar.

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Suelo configurar esta respuesta automática pero si tengo que tratar algo urgente lo hago, lo importante es que el remitente no se ponga nervioso si no recibe comunicación tuya.

 

Añadir una cuenta de correo y envío con cuentas alternativas desde Gmail

Como quiera que sea, porque no se cómo siempre ocurre, tenemos varias direcciones de correo, la personal, la profesional, la que uso para darme de alta en servicios web, otra para pruebas, una más para el formulario de mi web, y además tengo las cuentas de mis hijos menores vinculadas para monitorizar sus recibidos.

¡Que barbaridad! Si tuvieras que entrar a todas ellas por separado se te iba otro 20% de jornada laboral.

Con esta opción vínculo estas cuentas de forma que puedo recibir el correo en mi mail principal y a la hora de enviar podré escoger también con que cuenta quiero que se envíe.

Vamos a Configuración > Cuentas e importación y clicamos en añadir una cuenta de correo

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En enviar correo como > añadir otra dirección de correo y se abre esta ventana en la que introduciremos la otra cuenta:

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Al clicar en siguiente paso nos pide nuestro servidor SMTP y el puerto. Estos datos os los deberá proporcionar vuestro proveedor de servicios de hosting o correo.

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Google Gmail nos envía un código de verificación a la cuenta que queremos añadir para verificar que somos los dueños, así que tenemos que tener acceso a la misma bien desde otro gestor de correo como Outlook o directamente a través del servicio webmail del proveedor de servicios antes mencionado.

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Y ya la tenemos vinculada, podremos decidir cual de nuestras cuentas es la predeterminada y si responder siempre de la principal o que automáticamente se responda desde la cuenta a la que llegó el correo.

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Para enviar desde otras cuentas basta con seleccionarla de las opciones cuando estamos redactando un correo tal y como se muestra en la siguiente captura:

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Vamos ahora a configurar la misma cuenta para que Gmail consulte el correo y lo descargue en la bandeja de entrada de mi cuenta pero con la etiqueta personal.

 

Añadir una cuenta de correo para consultar

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Al clicar en el enlace anterior se abre esta ventana para introducir la cuenta de correo:

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Siguiente para importar correos:

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Datos, Nombre, contraseña y Servidor POP

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Y atención porque he marcado la casilla de etiquetar los mensajes y seleccionado la etiqueta Personal del desplegable.

Resultado final, en el panel de configuración de Cuentas e importación nos aparece la cuenta vinculada.

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Ahora los mensajes que lleguen a la cuenta vinculada se cargaran en mi bandeja de entrada y los tendré disponibles tanto en la página principal como clicando en la etiqueta Personal del menú de la Izquierda de Gmail.

 


Google Drive

Google drive es una herramienta que está creada para funcionar de forma colaborativa, para mi es eminentemente productiva pues trabajo un documento desde cualquier dispositivo con conexión a internet, y ese  mismo documento lo puedo no solo compartir sino también trabajar con otros compañeros a la vez y en tiempo real.

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La principal característica o uso habitual de Drive: un espacio gratuito en la nube para almacenar documentos para trabajar desde cualquier dispositivo con conexión a internet, pero también se le pueden asociar aplicaciones de todo tipo para realizar nuestras tareas.

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Interfaz y menú principal

Accedemos a la aplicación a través del selector de aplicaciones Google si estamos en Gmail o Calendar. También podemos acceder a través del navegador (se recomienda Chrome, que al ser de Google no presenta incompatibilidades) tecleando la dirección: https://drive.google.com

Si no la habéis utilizado nunca os aparecerá una pantalla vacía, en la que tenemos una zona de menú típico de Google al que ya estamos acostumbrados y arriba un botón de color azul que dice NUEVO, aquí se pueden:

  • Crear carpetas para organizar y gestionar los documentos que vamos a subir o crear.
  • Subir archivos.
  • Acceder a las herramientas ofimáticas de Google.
  • Y en Más, otras herramientas de Google y conectar aplicaciones externas.

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Si accedemos al menú Mi unidad tenemos todo el árbol de carpetas que hemos creado para la organización de documentos.

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La filosofía para una buena organización y no perdernos con mil documentos mezclados es simple:

  1. El primer nivel debe ser simple con carpetas maestras por temáticas o áreas de trabajo.
  2. Generar tantas carpetas o niveles como sea necesario.

A estás se podrá acceder tanto desde el menú principal de la izquierda, como desde las típicas migas de pan que aparecen en la parte superior.

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La opción compartido conmigo del menú principal es el sitio en donde tenemos que ir a buscar los documentos que nos han compartido, habitualmente ocurre que se buscan estos documentos dentro de Mi unidad y no se encuentran.

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Reciente es un acceso rápido y ahí estarán todos los documentos que estemos trabajando o hayamos trabajo recientemente.

Google Fotos es el lugar donde encontraremos las imágenes que hayamos subido directamente o si hemos vinculado la galería de nuestro Smartphone a Google Fotos también las veremos ahí.

Destacado es una forma de etiquetar cualquier documento o imagen, simplemente haciendo clic con el botón derecho sobre el archivo, seleccionamos Destacar y ya podemos encontrarlo fácilmente.

Útil para no tener que navegar por todo el árbol de carpetas cuando estamos trabajando o visitando un documento con asiduidad.

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Papelera. No hay mucho que decir, únicamente que cuando borramos algo y pase a la papelera se mantiene ahí por 30 días, luego Google lo elimina definitivamente. No almacena elementos eliminados como en las papeleras de reciclaje de los sistemas operativos.

Si vamos al engranaje de la zona superior derecha y seleccionamos configuración nos aparece la siguiente pantalla:

 

Configuración general:

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  1. Casilla para convertir archivos cargados a Google Docs. No lo recomiendo para poder conservar el formato original, lo podemos hacer manualmente en cualquier momento. La ventaja de pasarlos a formato Google Docs es que este tipo de documentos no contabilizan para el uso de espacio usado de nuestro Drive.
  2. Idioma para seleccionar el nuestro u otro que estemos practicando o estudiando y así permanecer en práctica continua.
  3. Sin conexión es la forma de tener en local todos los documentos de Google Docs, se descarga una copia que volverá a sincronizarse cuando tengamos conexión.
  4. Densidad, es el espacio que hay entre los documentos y carpetas.
  5. El acceso rápido es una sección que se creará en la parte superior de la zona de documentos para enseñarnos los últimos documentos que hemos trabajado o visitado.
  6. Crear una carpeta de Google Fotos te crea una carpeta bajo Mi unidad.

 

Configuración de Notificaciones:

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Si activamos la casilla de Recibir las actualizaciones de elementos de Google Drive, aparecen 3 más:

  1. Para elementos recién compartidos.
  2. Solicitudes de acceso.
  3. Comentarios, sugerencias y tareas en documentos compartidos.

Configuración de aplicaciones:

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Lugar para gestionar todas las aplicaciones vinculadas con Drive.

 

Gestión de archivos y carpetas

Para subir un archivo vamos a la pestaña Nuevo y seleccionamos Subida de archivo, escogemos el archivo que queremos subir y dependiendo del tamaño de este y la velocidad de conexión de nuestro servicio de internet, tardará más o menos.

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Ya lo tenemos en Archivos para trabajarlo, compartirlo o simplemente almacenarlo como copia.

Una segunda forma es hacer botón derecho en cualquier zona en blanco de la interfaz y seleccionar subir archivos o carpetas del menú contextual que se nos abre.

La tercera opción que solo funcionará con los navegadores Chrome y Firefox y alguno más, pero no con Microsoft Edge y otros no compatibles con Google, es arrastrando y soltando el archivo que queramos subir desde nuestro ordenador.

 

Crear carpetas o documentos de Google

Desde el botón de Nuevo o haciendo botón derecho podremos crearlos.

Si creamos un documento, se abre Google Docs y aparece el documento en blanco, estos documentos no tienen la opción de guardar, se actualizan y guardan automáticamente.

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Nombramos el documento (en este caso como: 1er Doc de Google) y al volver a nuestro Drive lo tenemos guardado automáticamente. Fijaros que no hay tamaño de archivo, tal y como hemos dicho anteriormente los documentos creados con Google Docs no ocupan espacio.

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Los documentos se pueden organizar simplemente arrastrando y soltandoconsideramos allí donde quieras ubicarlo.

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Opciones de archivos o carpetas

Si hacemos botón derecho en una carpeta o archivo:

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Tenemos varias opciones muy intuitivas como mover, destacar, cambiar de nombre, etc, por lo que no vamos a entrar en detalle y analizarlas, nos vamos a centrar en Compartir que es lo realmente interesante para el trabajo colaborativo o envío de un enlace a un destinatario sin enviarle el archivo o carpeta, para que pueda acceder o descargar según hayamos configurado las opciones de compartir.

Cuando clicamos con el botón derecho sobre el elemento a compartir tenemos varias opciones: Obtener enlace para compartir, seleccionar si podrá organizar, añadir y editar, con lo que bastaría con escribir el mail del destinatario y clicar en Listo.

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Personalmente prefiero ir directamente a Avanzado, si clicamos se muestra de la siguiente forma:

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1 Tengo el enlace para copiarlo y enviarlo a colaboradores, o pegarlo en cualquier documento como nota o anexo.

2 Posibilidad de compartir directamente a través de RRSS.

3 Configuración de la privacidad del documento o carpeta, que si entramos a Cambiar la configuración:

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Seleccionamos la opción preferida y guardamos, volviendo a la pantalla principal de compartir:

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Al escribir el correo del invitado selecciono si puede editar o solo ver, y activo la casilla de notificar a las personas para que le llegue un mail automático avisándole, que verá así:

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El documento o carpeta lo podrá visitar desde su Drive en la opción Compartido conmigo y como le hemos dado permisos de edición cualquier cambio que haga se verá reflejado en nuestro documento.

Un buen ejemplo de documento colaborativo es el calendario editorial para programar artículos de una revista sobre marketing con la que colaboro.

Tenemos una hoja de cálculo de Google Docs en la que todos los autores podemos entrar a ver las temáticas programadas, los días que quedan libres para ocuparlos y que se publiquen nuestros artículos, etc.

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La forma más fácil de compartir un documento, es clicar con el botón derecho sobre un documento, seleccionamos sobre la opción Obtener enlace para compartir y dicho enlace se copia directamente en nuestro portapapeles para pegarlo en cualquier sitio.

Con Google Drive podemos subir un documento de office y abrirlo como documento de Google Docs, también podemos subir un JPG, cualquier fotografía o captura de pantalla que hagamos de un texto (tiene que ser una imagen clara) como por ejemplo:

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La arrastro de mi escritorio del PC hacia Drive

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Sobre la imagen hago botón derecho, abrir con, documentos de Google:

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Y se genera automáticamente un doc. con la imagen y el texto debajo. Este documento se ha guardado en mi unidad transcribiendo automáticamente todo lo que sea legible.

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Hay 1 error en este ejemplo, no ha reconocido la letra “a” de la foto y la ha interpretado como una “o”

Esta función me ha llegado a ahorrar mucho tiempo y normalmente realiza muy bien la transcripción.

 

Búsqueda de contenido en Google Drive

No vamos a entrar demasiado en detalle puesto que ya hemos visto la búsqueda en Gmail y es muy parecida.

Para una búsqueda sencilla de contenido solo hay que escribir en la caja de buscar en drive lo que se busca y Drive nos devuelve todo el contenido que sea coincidente con ese término, tanto en el título como en su contenido.

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Pero podemos afinar más. Si desplegamos la variable tipo, nos muestra todos los tipos de archivo para filtrar, lo mismo pasa con Propietario, fecha de modificación y tipo de seguimiento. Al igual o muy parecido que con Gmail cuando tenemos mucho contenido, la búsqueda con filtros se hace imprescindible para no perder tiempo navegando por las carpetas de nuestro Drive.

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Sincronización

Hay una aplicación de Google Drive para poder instalar en el PC y tener un lugar en el que se van a sincronizar en ambas direcciones todo nuestro contenido, es decir, todo lo que tenemos en la nube se guardará en nuestro PC en local y todo lo que guardemos en el PC se sincronizará con la nube cuando dispongamos de conexión.

Tecleamos en el navegador de Google Drive para PC

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Descargamos el instalador y lo ejecutamos, el primer paso es loguearnos con nuestras credenciales de Google.

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El segundo paso es elegir las carpetas de nuestro ordenador para hacer una copia de seguridad en Drive. Atención aquí, que seleccionandos la opción alta calidad no nos cuenta el espacio usado. Esta opción tiene menos calidad que la Calidad original, es cuestión de probarla y usarla si consideramos que es suficiente calidad para una copia de seguridad.

 

Y finalmente le decimos que sincronice la nube con el PC.

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Otra ventaja de tener sincronizado Drive con el PC es que directamente desde el explorador de Windows puedes ir a la carpeta donde se guardan tus archivos de la nube de Drive, y compartirlos clicando con el botón derecho, tal y como se ve en la siguiente captura de pantalla.

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Aplicaciones para uso personal y profesional

Las Apps de Google Drive son aplicaciones que podemos vincular y completar las funcionalidades en función de nuestras necesidades o gustos.

Para buscar Apps iremos a Mi unidad, Más, + Conectar más aplicaciones

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Hay cientos sino miles de aplicaciones y subiendo, para no perder demasiado tiempo probándolas, el primer filtro para decidir si instalar un aplicación será el número de usuarios y la valoración.

Por ejemplo la aplicación PDF Mergy cuenta con casi 730.000 usuarios en este momento en el que he hecho la búsqueda y una valoración de casi 5 estrellas, media de 4.500 valoraciones. Puro sentido común instalaremos esta antes que otra aplicación similar con 500 usuarios y 1 estrella y tendremos en cuenta a partir de 300 o 400 valoraciones.

Si clicamos encima del icono de la aplicación cuando estamos haciendo una búsqueda y selección, nos ofrecerá una información más detallada de la misma.

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Vamos a instalar una aplicación para edición de imágenes. Normalmente trabajo con Photoshop, pero es un programa de pago, esta aplicación gratuita es parecida salvando las distancias me puede sacar de un apuro desde cualquier ordenador simplemente conectándome a mi cuenta de Google y abriendo Drive.

 

Pixlr Editor.

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Clic en conectar la aplicación Pixlr Editor.

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Lo primero que me pide es que convierta a Pixlr en el editor predeterminado, aconsejo que lo desmarquéis, es preferible que os pregunte o que forcéis la apertura de imagen seleccionándolo con Abrir como…

Aceptamos y ya está conectada, así de simple.

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Si ahora nos dirigimos a Mi unidad, Más, Pixlr Editor

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Nos pedirá un permiso para que la aplicación se pueda comunicar con Google Drive, aceptamos y listo.

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Aquí tenéis la aplicación de retoque fotográfico online y gratuita a través de Google Drive.

 

Otras aplicaciones:

PDF Mergy

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Sirve para juntar varios pdf en uno.

Conversores de audio y vídeo

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Estas 2 aplicaciones al igual que otras, no aparecen en el menú de Más de Drive como las otras 2 anteriores que hemos instalado, pero si estarán disponibles en el menú contextual al hacer clic con el  botón derecho encima del archivo de audio guardado en nuestro Drive.

 

MindMap

Aplicación para crear mapas mentales, que siempre son buenos para recordar y conceptualizar todo un proceso o incluir en una presentación, contrato, etc.

Esta la tengo instalada porque uso la versión profesional al igual que Photoshop, también me ha sacado de un apuro cuando no he podido utilizar mi PC.

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Gantter

Para la gestión de proyectos. Parecida a Microsoft Project.

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Kanbanchi

Para la gestión de tareas en proyectos. Parecida a Trello. (Productividad)image49

 

 

Extensiones de productividad

Aparte de las aplicaciones que podemos vincular a Drive, existen extensiones para Google Chrome que se incrustan en nuestro navegador y realizan funciones variadas.

Lo primero es dirigirnos a Chrome Web store desde nuestro navegador

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Save text to Google Drive

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Save text to Google Drive es una extensión que copia y guarda en Google Drive – Mi unidad todo el texto de una web o documento que esté visitando en internet.

Útil para guardar artículos que te encuentras haciendo otra cosa.

Una vez instalada aparece un pequeño icono en la barra del navegador:

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Simplemente clicamos en ese icono cuando queramos capturar ese texto y salvamos. Si ahora vamos a nuestro Google Drive tendremos un archivo con ese título, si no lo encuentras a primera vista puedes usar el buscador escribiendo el título y una vez lo muestre en pantalla, te sitúas encima, botón derecho, localizar y te llevará al lugar en el que se ha guardado.

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Ahí lo tienes listo para leer en cuanto tengas un momento libre.

 

Checker Plus for Google Drive

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Checker Plus for Google Drive, muy parecido a la extensión que instalamos en Gmail y nos permite visitar y navegar por nuestro Drive sin tener que abrirlo en una pestaña, recibir notificaciones de aquellos ficheros o carpetas compartidas que hayan sido modificados.

 

Sync Google Drive

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Sirve para sincronizar los datos de Drive con otros servicios de almacenamiento como Dropbox u OneDrive por ejemplo

Instalo la extensión y le damos los permisos, como a las anteriores, iniciamos la configuración clicando en el botón tal como indico en la siguiente imagen:

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Elegimos ahora la opción 1 usuario o múltiple:

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Aquí selecciono mi cuenta OneDrive de Microsoft.

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Y en un par de pasos más de configuración según las preferencias de cada uno ya estará iniciada la sincronización.

 

Edición de Office.

Ver y editar archivos de Microsoft sin tener instalado Office.image62

 

 

RescueTime

Una extensión a la que le dices cuales son los programas y aplicaciones que usas para producir y te cuenta el tiempo que pierdes en otras tareas. Casi siempre sorprenden los resultados y como ciertas tareas improductivas se eternizan en el tiempo.

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Print Fiendly

Una de las extensiones que más uso para crear y guardar artículos de blogs, convertidos en PDF y habiéndoles quitado todo lo que sobra.

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Google calendar

Google calendar es una de las herramientas que más nos ayuda a ser productivo.

Cuando tienes 2 o 3 tareas y además son repetitivas no necesitas un gestor, fácilmente puedes dedicar una parte de tu cerebro a estar regularmente recordando que tienes que hacer esto o aquello tal día, como por ejemplo una cita al médico, una reunión importante o cierta tarea que no te gusta y procastinas automáticamente.

Pero cuando tienes un sinfín de tareas, tanto personales como profesionales, dedicar una gran parte de tu cerebro a no olvidarte de lo que tienes que hacer puede ser muy estresante con el tiempo.

Cuando liberas esa parte de tus preocupaciones resulta en una mejor creatividad, y la creatividad no es solo para diseñadores o artistas, sirve para solucionar cualquier problema de una forma más efectiva, más rápida y funcional.

Hay muchas aplicaciones en el mercado para gestionar el día a día, es una cuestión de probar y utilizar la mejor se adapte a nosotros.

Google calendar por estar integrado con tu cuenta de Google y por la interacción que permite con varios usuarios de tu equipo de trabajo es una de las mejores opciones.

 

Mis calendarios

Se pueden crear varios calendarios, por ejemplo uno personal, otro familiar y otro de trabajo. Puedes visualizarlos todos a la vez, uno de ellos o una combinación de varios.

Normalmente cuando se comparte un calendario para que un compañero o colaborador pueda verlo, se comparte el calendario por defecto que se crea cuando nos damos de alta en Google, por lo que crearemos calendarios alternativos para uso personal o familiar.

Veamos cómo crear un calendario personal, dejando así el que viene por defecto como profesional.

Estando en Gmail vamos al desplegable de las aplicaciones de Google y seleccionamos Calendar.

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Clicamos en Mis calendarios y en Crear un calendario:

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Rellenamos los datos, nombre, descripción y añadimos las personas con las que compartiremos el calendario seleccionando del desplegable los permisos que queremos otorgar a cada persona.

Ya tenemos creado un calendario personal que nuestros amigos/familia pueden ver en su panel de Calendar, y/o interactuar en función de los permisos que tenga.

 

Ver los calendarios profesionales de otros.

Si yo soy el coordinador les pediré que me otorguen permisos para ponerles citas o eventos.

También puedes enviarles invitaciones a participar a un evento de mi calendario, si es que no tengo permisos para crearlos en su calendario.

Antes de seguir adelante vamos a modificar la interfaz de Calendar eliminando u ocultando las franjas horarias que no sean propias de nuestra jornada laboral, para tener así un poco más limpia el área de trabajo.

Vamos al engranaje de la parte superior derecha y clicamos en Configuración.

Seleccionamos la pestaña “Labs” del menú, y habilitamos los siguientes labs:

  • Ocultar sección de mañana y noche

Y ya que estamos aquí también:

  • Rechazar eventos automáticamente
  • Disponible u ocupado

Guardamos y al recargar Calendar verás una franja que deberás desplazar hasta la hora en que empiece tu jornada laboral, lo mismo con la marca que hay al final de la jornada.

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Ahora vamos a añadir el calendario de un compañero, para ello debemos pedirle permiso de la siguiente manera.

En el menú de la izquierda, desplegamos la pestaña de otros calendarios y seleccionamos la opción: Añadir el calendario de un amigo.

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En la siguiente ventana introducimos el correo del compañero

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Rellenamos los campos y al enviar solicitud, se envía un mail para que nos acepten, una vez nos acepten ya los tendremos integrados en nuestra interfaz.

Clicando encima de los nombres de calendario se visualizan u ocultan.

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Vista de mi calendario únicamente.

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Vista de todos los calendarios. (Los míos y los compartidos)

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Crear un evento

Para crear un evento basta con clicar en una hora del calendario y se abre una ventana en la que ponemos el título, y aquí mismo podemos seleccionar a qué calendario pertenece, clicamos en Crear o Editar evento para ajustar más opciones.

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Vista de la pantalla de edición de evento.

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  1. Título del evento
  2. Activando la casilla Repetir se abre una ventana para determinar la frecuencia de la tarea repetitiva.
  3. Lugar o ubicación del evento.
  4. Podemos activar una o varias notificaciones en forma de alarma de ventana emergente o recibiendo un e-mail minutos, horas, días o semanas antes.
  5. La opción Mostar como es muy interesante para bloquear franjas horarias en la que no vamos a estar disponibles.
  6. Añadir invitados a ese evento introduciendo su email.

En la siguiente pantalla vemos:

  1. Que tengo varias zonas bloqueadas,
    • 4 zonas en verde para tareas importantes.
    • 2 zonas rojas para imprevistos.
    • 1 gris en la que estoy en tránsito.
    • 2 en morado para la gestión del correo.
  2. Zonas en azul para dedicar a clientes
  3. 3 eventos correspondientes a otros calendarios. Los colores de evento son coincidentes con el color del calendario que aparece en el menú de la izquierda

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Programar un evento con mis compañeros.

Si quisiera programar una reunión con varios de mis colaboradores, la forma más fácil y rápida es crear el evento y seleccionar Encontrar un hueco, esta opción nos mostrará todos los calendarios  de las personas que invitemos. Evidentemente deberemos tener permisos, por lo menos de visualización.

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Visualización en listado o formato agenda.

Cuando tenemos lleno nuestro calendar de citas, eventos, recordatorios, etc. La visualización de toda la vista semanal podemos necesitarla de una forma un poco más liviana, y hacernos una idea de lo que nos espera rápidamente, o también encontrar un evento.

Para visualizar como agenda solo tenemos que seleccionar la pestaña Agenda que está junto a: día, semana, mes, de la parte superior derecha.

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Recibir un correo diario por la mañana con todo lo planificado.

A veces puede ser útil tener un correo electrónico en nuestro móvil a primera hora de la mañana con todas las citas o eventos de ese día.

Para activar esa opción coloca el ratón encima del calendario del que desees recibir la notificación diaria, despliega la ventana contextual clicando en la flechita que aparece y selecciona notificaciones.

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Selecciona la casilla de la opción: Agenda diaria.

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Por último, para para tener una relación de tareas pendientes sin ninguna fecha, podemos relacionarlas como un recordatorio en el margen derecho de Calendar, o también para limpiar la bandeja de entrada de Gmail y poder borrar esos mails convirtiéndolos en tareas que se visualicen en Calendar, solo tenemos que seleccionar un correo, desplegar la pestaña Más, y escoger Añadir a las tareas si queremos convertir un mail en tarea, o seleccionar en el símbolo + y empezar a escribir en la caja habilitada para ello.

Si hemos gestionado un mail como tarea, ya podríamos borrarlo o archivarlo para que desaparezca de la página principal de Gmail, se visualizará como una tarea en la parte derecha de Calendar en la tenemos un link que nos llevará al mail si lo clicamos. Es muy útil cuando recibimos correos que son puras tareas o recordatorios.

Podemos imprimir las listas, ver terminadas, reordenar, etc. tal y como se ve en la siguiente captura de pantalla.

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Google Docs

El uso de Google Docs todavía no está ampliamente generalizado por la costumbre o tradición de uso de Microsoft Office.

Personalmente aún me cuesta un poco iniciar una hoja de cálculo en Google, por inercia me voy a Excel aunque luego como lo guardo en mi Drive, siempre acabo editándolo con Google Docs – hojas de cálculo. Para mí es cuestión de tiempo dejar de usar Office.

Para acceder a Google Docs lo haremos desde cualquier aplicación de Google, panel de aplicaciones y seleccionamos: Documentos.

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Todos estos documentos están en Drive.

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La primera diferencia que veo nada más abrir un documento hecho con Office es que G.Docs detecta las palabras o frases en negrita que preceden a unos párrafos y lista en la barra lateral izquierda a modo de índice navegable, pero aún más, si cuando estoy redactando esos textos en negrita les doy formato de título, subtítulo 2 y subtítulo 3, lo organiza como un índice por niveles.

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El funcionamiento general del editor es similar a cualquier otro editor de texto así que vamos a centrarnos en otras funcionalidades.

Si clicamos en la estrella que hay a continuación del título el documento se marcará como destacado en nuestro Drive. Útil para búsquedas.

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Historial de versiones

Documentos de Google dispone de versiones de un mismo documento que podemos recuperar.

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En este caso como he importado el archivo a Drive, ha hecho una copia o versión y luego está la versión guardada después de editar algo de texto, tal como se puede ver en la imagen he realizado un total de 11 cambios, que si navegamos por las flechitas que hay al lado nos va mostrando sobre el mismo documento, dónde, qué y quién ha hecho los cambios, muy útil si tenemos un documento colaborativo.

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Descargar como

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En docs. no hay un botón de Guardar, se guarda automáticamente con cada cambio que hacemos, pero si tenemos Descargar como, que permite el formato de Microsoft, odt para editores libres, texto enriquecido, PDF, Html y epub electrónico.

 

Editar en modo offline

Para poder trabajar en el documento cuando no tenemos conexión solo tenemos que activar la casilla de trabajo sin conexión de la configuración de Google Drive, cuando volvamos a tener conexión se sincronizará automáticamente.

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Insertar símbolos especiales

Para insertar solo tenemos que ir a Insertar, Caracter especial y tenemos cientos de ellos ordenados por categorías.

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Si aún así os parece demasiada pérdida de tiempo, si dibujamos en el recuadro de la derecha con el ratón o táctil, nos encuentra y muestra símbolos parecidos al dibujo.

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Publicar el documento para colaboración

Para el trabajo colaborativo sobre un documento, sea el que sea, además de un trabajo colaborativo, puede ser un sitio donde los integrantes del grupo de trabajo aporten ideas sobre un problema, etc. Iremos a: Archivo – Compartir y seguiremos la misma mecánica que al compartir en Drive, que es lo que realmente estamos haciendo, con solo invitar por mail a otros tendremos varias personas trabajando un mismo documento y en tiempo real.

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Insertar imágenes y búsqueda sin licencia en internet

Podemos insertar imágenes desde el menú Insertar,  imagen. Como veis en la captura se pueden Subir desde el PC con un simple arrastrar y soltar, Capturar de la pantalla del PC, dándole una URL, de Drive y buscándola con licencia libre en Google.

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Administrar el diccionario

El diccionario de Google Docs no es perfecto, muy a menudo al realizar una corrección ortográfica te señala en rojo palabras bien escritas. Si necesitamos utilizar palabras que no se encuentran en el diccionario podemos ir a: Herramientas – Diccionario Personal y escribir las palabras para que se incorporen.

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Escritura por voz

Esta funcionalidad la podemos encontrar entrando en herramientas y escritura por voz, aparece un micrófono clicamos en él y simplemente hablamos para redactar el texto.

Esta opción puede tener varios usos,   principalmente es para personas con discapacidad, pero por ejemplo la puede usar alguien que tenga una lesión en una mano y no pueda escribir en el teclado.

De hecho este mismo texto lo estoy redactando con esta funcionalidad.

Como veis en la captura de pantalla necesita de algunos retoques, pone mayúsculas donde no deben ir y otras faltas de ortografía, pero llegará un momento en que estaremos redactando documentos en tránsito mientras conducimos, o como hace un amigo mientras toma el sol en la playa.

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Herramienta de exploración

En más de una ocasión podemos estar redactando un documento y necesitamos incluir una referencia al texto o investigar algo, y para esto normalmente vamos a abrir otra pestaña y navegamos por Google para encontrar lo que buscamos.

Sin salir de Google Docs vamos a Herramientas – Exploración y se nos abre en la banda lateral derecha una zona dónde buscamos por términos en todo nuestro contenido de documentos y en la web, sin tener que salir del propio Google Docs.

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Cambiar todo un texto

Cambiar todo un texto a mayúsculas, minúsculas, empezar un párrafo en mayúsculas o dar formato de título.

Algo que Office incorpora casi desde el principio de los tiempos en Google Docs se hace desde un complemento. Al igual que las extensiones de Chrome o las aplicaciones de Drive, en Docs tenemos complementos, en este caso se llama Change Case. Lo instalamos y acudimos a pestaña de complementos cuando queramos hacer uso del mismo.

 

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Si estamos trabajando de forma colaborativa, con un compañero, un cliente, o como recordatorio para nosotros mismos, podemos insertar comentarios en el borde del documento seleccionando el botón Comentarios y también clicando en el icono que señalo. Además si clicamos sobre resolver junto al nombre del que ha realizado el comentario, nos ofrece varias opciones y de entre ellas está disponible un vínculo que podemos enviar por mail o mensaje al destinatario que cuando clique le llevará a ese punto del documento y verá el comentario o las correcciones que propones.

 

Complementos

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Por último los complementos para documentos, un escaparate de aplicaciones para escoger en función de nuestras necesidades.

 


Hangouts

Las videoconferencias son más productivas por varias razones, los usuarios suelen hacer intros más cortas, no es la típica llegada al centro de la reunión, en la que te presentas, te acompañan a la habitación / despacho, tal vez esperas un poco, empezáis la reunión con una intro distendida hasta que alguno dice: bueno, vamos a lo que nos ocupa hoy.

Para tener reuniones con colaboradores, clientes o personal de nuestro equipo ya no es necesario desplazarse con la consecuente pérdida de tiempo

Tampoco necesitas tener una cuenta de Skype, con un mail del destinatario es suficiente.

En primer lugar y como siempre, nos dirigimos al menú de aplicaciones de Google y bajamos hasta encontrar el icono de Hangouts.

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Esta es la pantalla que nos aparece y solo tenemos que hacer clic en Videollamada

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Ojo aquí que las llamadas o mensajes pueden tener un coste añadido. La videollamada no.

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Esto es lo que le aparece a la persona que estoy llamando, junto con un sonido de aviso.

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Acepta la llamada y ya estamos en videoconferencia. En grande visualiza la webcam del contacto y en pequeño en el margen inferior derecho lo que está transmitiendo él.

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De igual forma esto es lo que ve el que ha realizado la llamadallamando3

 

Para completar esta reunión, además de poder estar tratando un documento compartido en el que estamos realizando cambios y se están reflejando en tiempo real para todos los integrantes.

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Podemos compartir la pantalla para que nuestro interlocutor pueda ver y entender mejor lo que explicamos.

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Resultado de la pantalla compartida.

Prohibidas las reuniones después de comer en cómodos sillones, a primera hora y de pie.

 

Consejos para reuniones efectivas.

  • Encontrar una hora ideal para los integrantes de la misma.

Se debe conocer a los que van a participar, saber (si no sabes, pregunta abiertamente) si son personas de madrugar o por el contrario son más productivos una vez entrada la jornada porque trabajan hasta tarde.

  • No superar las 2 horas.

Aunque estés concentrado y fresco, superando la hora y media de reunión tu concentración empieza a desaparecer en caída libre. Mantener la atención más de 20 minutos seguidos es muy difícil, (en realidad dice algún estudio que cada 2 minutos tu atención se desvía, para organizar pensamientos, estructurar lo que vas a opinar, comparar, etc.) así que tienes que estar re-concentrándote casi constantemente.

  • El rol del moderador o conductor.

Evitar que un tema concreto se enquiste, ni que alguien monopolice la conversación, tiene que ser como si hubieran turnos de 2 minutos. Haz preguntas a todos del tipo: ¿Qué opinas de eso Juan? ¿Estáis todos de acuerdo? ¿Quieres añadir algo Pedro?

Personalmente hay un formato de reunión que me encanta, tanto si es presencial como virtual, mantenerse de pie toda la reunión, increíble, la gente va a lo que va sin despistarse.

 

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Conclusión

Trabajo colaborativo, la nueva forma de crear empresa, o no tan nueva.

Lo que está claro es que el trabajo colaborativo, minimizando los costes de producción, hace posible que Pymes y emprendedores sean capaces de hacer y competir sin tener volcar los recursos que no hace tanto eran imprescindibles, sobre todo los económicos.

Hablar de trabajo colaborativo, si hemos creado un buen equipo, es hablar de:

  • Eficiencia Vs eficacia, con menos se hace más.
  • Unidad, sentimiento de pertenencia y unión ante un propósito.
  • Cooperación y solidaridad, los valores morales que derivan de, vamos a llamarlas actitudes, hacen mejores empresas.
  • Aprendizaje colaborativo, el intercambio de inteligencia y experiencias es constante. Enriquecedor.
  • Innovación y desarrollo, lluvias de ideas enfocadas en un mismo trabajo.
  • Viabilidad, allí donde no hubieras llegado solo, ahora con esta fórmula colaborativa tienes al alcance esos proyectos.

Trabajar con unas Apps como las de Google, todas integradas bajo un mismo concepto y que se hablan entre ellas, al final te ahorra tiempo.
Es como maximizar la productividad si ya estás trabajando con diferentes aplicaciones para cada cosa o proceso de tu cadena productiva.

¿Qué te ha parecido?  ¿Crees que me he dejado algo vital de estás aplicaciones?

Espero haberte ayudado un poco a entender mejor la Suite de Google, esta recopilación de conocimiento que ido adquiriendo de muchos maestros y mi propia experiencia, me ha valido para crecer profesionalmente y he podido ayudar a otros.

 

 

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