Planificar un proyecto digital para que el plan project tenga éxito.

 

 

 

Planificar un proyecto web puede ser una tarea sencilla. En esta guía encontrarás un paso a paso con todos los puntos de principio a fin de la captación, planificación y gestión de un proyecto eficientemente y sin sobresaltos.

Después de haber creado, gestionado y liderado casi un centenar de proyectos online, en su mayoría sitios web, te voy a contar los pasos y consideraciones que sigo yo, con la experiencia de la práctica prolongada y las vivencias con sus cadenas de errores, que no son nada malo porque de estos se aprende, y con el tiempo y en perspectiva lo acabamos llamando: La experiencia adquirida, aunque hubiera preferido conocer donde iba a tropezar, sobre todo para ahorrar tiempo y como no, también dinero.

Pero si hoy puedo hacer algo es contarte mis tropiezos y como he depurado un sistema de planificación y gestión para llevar a cabo un proyecto online de una forma sencilla y segura.

 

 

project-cuadro-mando

 

 

También puedes ver, si te interesa, Un breve sobre el entendimiento del mercado Vs Investigación de mercado.

 

 

 

 

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Búsqueda de clientes 

Cuando no te llueven los clientes por arte de magia, y tienes obligaciones que atender con puntualidad, es una constante sentir una especie de preocupación o angustia, siempre estás pensando en los meses venideros y la necesidad de captación de nuevos retos y proyectos que garanticen el pago de las facturas y el avance de tu proyecto como empresa.

Al principio como cualquier emprendedor, startup, micro empresa, me dedicaba por completo al trabajo o proyecto, todo el día y todas las horas, de manera que cuando acabas el proyecto entonces te toca salir a buscar otro trabajo, recuperas algunos presupuestos, revisitas algún cliente o retomas negociaciones y/o pequeños sub-proyectos de algún cliente.

Todo esto con una importante dosis de estrés por la necesidad de cerrar un trato para pasar a dedicarte por entero a este, y cuando lo finalizas vuelta a empezar en la calle.

 

Una solución:

  • Dedicar por lo menos una mañana a la semana a contactar y visitar a los antiguos clientes y a posibles interesados de mi servicio.
  • Mantenerte visible sin un interés concreto, muchas veces la excusa es saber cómo está el cliente, o simplemente tomar un café con alguien interesante, a propósito o no, o haciendo que pasabas por ahí.
  • Estar siempre atento y fomentando o haciendo crecer tu networking, solucionar una necesidad de tu cliente con el servicio de un colaborador acaba redundando en beneficios para ti.
  • Algo de Facebook, Adwords, reuniones con grupos afines o incluso con la competencia para estar al día. Visible, siempre visible.

No puedo decirte que haya conseguido eliminar esa sensación, pero si puedo asegurarte que la atenuarás.

 

Afinando la captación. La preventa.

El siguiente paso en el avance para la captación de un cliente, es conseguir un feedback inicial con el lead que mejor posicionado esté para llegar a conseguir un encargo de propuesta de trabajo.

Al principio hablaba con todo el mundo que se pusiera a tiro, sin orden ni estrategia, con lo que no era ni productivo ni proactivo. La palabra NO me caía como una losa des-motivadora.

→ Una forma alternativa de verlo
Recordando a un gran amigo, que por pura pasión y trabajo ha llegado a ser el director del museo de chocolate de BCN y que siempre que podía repetía la frase: Amigo mío no es la flecha, que es el indio.

Normalmente nos excusamos y nos comparamos con otros que aparentemente tienen mejor arco y flechas más equilibradas, más éxito, mejores posiciones de salida, contactos más cualificados, etc.

Hasta que me dio por pensar que lo que estaba pasando, es que disparar mis flechas débiles y de corta distancia, tanto a dianas cercanas como lejanas y de cualquier tipo madera, era una pérdida de tiempo y de una falta de estrategia brutal que me abrumó y me hizo cambiar espontáneamente.

Yo escojo el objetivo y decido cuando dejar salir disparada la flecha.

 

clientes

 

 

El cliente objetivo de la preventa

De entre los que has detectado una necesidad en la fase rutinaria de búsqueda:

  • Primero los que ya te conocen por referencias de otros clientes y a los que deberás sorprender con una solución creativa.
  • Luego contactar a los que conociendo su problema, tal vez estén interesados en recibir una propuesta. (Hay que convencerlos de la idoneidad pero sin mucho esfuerzo)
  • Los clientes actuales para actualizaciones o nuevos proyectos. (Siempre es más fácil que un cliente repita con pequeños proyectos ajustados, que conseguir un gran proyecto nuevo).

 

6 puntos imprescindibles para redactar la propuesta y el plan de proyecto

  • En primer lugar hay que descubrir lo que realmente quiere el cliente, en términos absolutos, globalmente, para ver si la solución que estáis barajando es la idónea.
  • En segundo recabar los requerimientos que se espera que contenga la solución.

→ Esta fase es importantísima para lograr el encargo, tiene que estar bien estructurada y como mínimo se incluyen los siguientes apartados:

 

1. Análisis de necesidades.

Si fuera un proyecto web:

  •  ➡ Cuantas páginas, secciones, categorías.
  •  ➡ Que tecnología usar.
  •  ➡ Idiomas.
  •  ➡ Futuro mantenimiento o alimentación.
  •  ➡ Estilo preferido.
  •  ➡ Todo lo necesario para asegurar que no te van hacer trabajar gratis pidiéndote funcionalidades que creían incluidas, o que tu cliente sienta inseguridad por falta de definición.

Una vez iniciados los trabajos te recomiendo que las modificaciones o ampliaciones, a no ser que sean determinantes y siempre que se pueda, no las incorpores al desarrollo actual, trátalas como proyectos aparte.

 

2. Personal de la empresa o externos que intervendrán

  •  ➡ Fotógrafo
  •  ➡ Copywriter
  •  ➡ Diseñador
  •  ➡ Maquetador
  •  ➡ Programador
  •  ➡ Coordinador

 💡 Desgranar los trabajos por áreas te facilita la creación futura del timing, y al cliente le transmite una cierta entidad y seguridad.

No sería la primera vez que se piensan que tú lo haces todo y de forma ultra-profesional, que vamos cómo poderse se puede hacer todo, pero las fotos que yo hago con mi curso de fotografía y Photoshop están un peldaño por debajo de mi fotógrafo freelance, me faltan vidas para ser un crack  en todas las disciplinas.

 

3. Contemplar todas las tareas

Para contemplar todas las tareas necesarias puedes usar un mapa mental, yo uso Imindmap, también hay soluciones gratuitas como Mind Mup 2.0 For Google Drive.

  •  ➡ Todas las tareas de forma gráfica en un folio.
  •  ➡ Facilidad de comprensión del proyecto entero.
  •  ➡ Fácil memorización de las tareas.
  •  ➡ Te ayuda a pensar con claridad, a ser creativo.
  •  ➡ Aportas originalidad.
  •  ➡ Tomas decisiones con confianza y asertividad.
  •  ➡ Impactas al cliente y mejora la percepción de liderazgo.

En el siguiente ejemplo se puede ver claramente las tareas necesarias de un proyecto real. El documento lo adjunto tanto al plan, como al contrato con el cliente, pero no al presupuesto.

 

mapa-mental-gestión-de-proyectos-marketing

 

 

 

4. Realizar un diagrama de Gantt

Se pueden usar programas complejos para gestión de proyectos como Microsoft proyect, pero si no eres un usuario avanzado o el proyecto tampoco es tan complicado un Excel bien montado te servirá igualmente.

Con estos cinco datos más un calendario será suficiente:

  •  ➡ Columna de Actividad.
  •  ➡ Duración prevista de la misma.
  •  ➡ Fecha de inicio prevista.
  •  ➡ Fecha de fin según la duración.
  •  ➡ La persona asignada.
  1. El diagrama te irá mostrando como vas en tiempo.
  2. Puedes reorganizar las tareas en el tiempo con facilidad.
  3. Reasignar personas o tareas rápidamente.
  4. Mostar al cliente un plan razonable y estudiado.

 

 

 ➡  Descargar Gantt excel

 

5. Dos Presupuestos

          a) Uno interno con los costes

→ En el presupuesto interno (también puedes usar una hoja de Excel) contemplarás todos los costes, tanto internos como externos, sueldos personal, proveedores externos necesarios, dietas, desplazamientos, porcentaje de repercusión de gastos fijos, beneficio industrial, etc.

presupuesto-interno

 

 

          b) Otro para el cliente sin desglosar

→ En el presupuesto para el cliente, no es recomendable presentarlo desglosado hasta el mínimo detalle, me gusta la transparencia y en la presentación se lo explica detalladamente todo al cliente, pero no le entrego el diagrama de Gantt, ni el mapa mental hasta la firma del contrato.

presupuesto-cliente

 

 

Lo que no me gusta es que con mi trabajo se pidan alternativas para comparar, aunque esto es inevitable y normal, pero seguro que llega alguno calcando las partidas y sub-partidas bajando 5 céntimos la unidad y ya la hemos liado. 

 

6. Contrato de encargo profesional

Especificas todo lo anterior reflejado, te recomiendo tener una plantilla de contrato verificada por un abogado, procura que el contrato no sea muy extenso y con un lenguaje demasiado técnico-legal.

Los apartados que debe contener como mínimo:

  •  ➡ Antecedentes. Descripción de lo existente, con los problemas y limitaciones. Lo que motiva el proyecto.
  •  ➡ Solución propuesta. La solución consistirá en…
  •  ➡ Objetivo. Descripción de lo que se va a solucionar concrétamente.
  •  ➡ Alcance. Las características principales serán:….
  •  ➡ Beneficios para el cliente.
  •  ➡ Funcionalidades que incluirá el proyecto. Se concreto y exhaustivo.
  •  ➡ Entregables. Hitos por avance del proyecto que se consideren entregables y partidas como diseños, redactados, etc.
  •  ➡ Garantías. Tanto las incluidas como las excluidas.
  •  ➡ Presupuestos.
  •  ➡ Formas de pago.
  •  ➡ Clausulas adicionales.

💡 Tiempos de respuesta en periodo de garantía. 💡 Situaciones que obligan a la revisión del presupuesto. 💡 Cláusulas Penales. (Dtos por incumplimiento y retrasos)

Lo más importante es acotar perfectamente el alcance del proyecto para que quede claro lo que entra y lo que no, que no te pidan ampliaciones, modificaciones o nuevos entregables que el cliente creía o daba por supuesto que eso entraba en el proyecto.

Descarga un contrato ejemplo validado legalmente.

 

 

10 pasos clave para planificar un proyecto web, gestión y ejecución de un proyecto online.

Empezamos a trabajar

Una vez el encargo es firme con el contrato firmado, el primer pago recibido, si lo hay, empezamos a gestionar y a trabajar, hasta ahora solo estábamos planificando y vendiendo.
Por dura que te haya parecido la etapa anterior, te pagarán por lo que viene a continuación, así que manos a la obra que viene lo bueno.

 

1.  Presentación de un Moodboard de proyecto

→ Es un collage para transmitir las ideas del tipo de imagen y estilo, las sensaciones que quieres transmitir. Lo puede hacer incluso el cliente, suelo empezar pidiendo al cliente que me muestre ejemplos de algo que haya visto y le agrade.

Si no quieres hacerlo con algún software no importa, puedes hacerlo con recortes de imágenes en papel o digital.

moodboard-proyecto-web

“EL PROCESO DE DISEÑO. EL MOODBOARD”

 

 

2. Realización de los esbozos en el caso de un proyecto web. Wireframes.

→ Los bocetos son un hito de proyecto, un entregable vinculante por ambas partes, una vez dado el visto bueno por el cliente si hay modificaciones tendrán que considerarse fuera de proyecto o incorporarlo recalculando tiempos y costes.

  • Boceto rápido.
  • Divisiones principales.
  • Aspectos relevantes.
  • Realizar un boceto para cada página.

Realizamos ahora unos esbozos a mano alzada o con algún programa de diseño para ubicar donde van los menús, el contenido, que llevará el footer, etc.

wireframe-proyecto-online

Fuente speckyboy

 

 

3. Presentación del diseño final de proyecto

Aprobado el estilo, la imagen y lo que queremos transmitir en el moodboard y con el visto bueno de los esbozos, pasamos a llenar de contenido todos los apartados, secciones e imágenes de prueba, realizamos una composición como si fuera una captura de pantalla del resultado final para presentar al cliente y que nuevamente lo valide.

  • Con el boceto o esbozo validado.
  • El diseñador gráfico entra en juego ahora.
  • Llevar el boceto a Photoshop, Ilustrator, etc.
  • Si el proyecto es grande ir validando por paquetes.
  • Es la guía que usaran posteriormente los desarrolladores.

Hito de proyecto y entregable que deberá firmar y validar el cliente. Cualquier retraso en este momento modificará las fechas de entrega y la rentabilidad del proyecto.

presentación-final-de-diseño-web

Puede parecer un poco pesado estar validando cada paso con el cliente, pero es mucho mejor a que te pidan cambios por aquí o por allí, cuando ya estás con el desarrollo o maquetando.

 

4. Desarrollo y maquetación

→ Empezamos con la fase de desarrollo y maquetación con la imagen final validada.

Como en el punto anterior hemos tomado la precaución de ir validando con el cliente de forma escalada, el desarrollador habrá empezado ya a trabajar en parte del proyecto, para pasárselo al maquetador posibilitando la solapación de trabajos y acortando las fechas previstas del plan de proyecto.

  • Iniciar esta fase antes de terminar completamente el punto anterior.
  • El desarrollador debe haber terminado ya con las primeras validaciones.
  • El maquetador rellena de contenido el desarrollo.
  • Trabajar con plataformas de pruebas facilita el feedback con los implicados en el proyecto.
  • HTML, CSS desde cero o modificaciones de una plantilla.

Optimizar el timing en este punto es relativamente fácil si estamos organizados, es una obligación hacer dicha optimización, tienes que intentar tener un as en la manga porque seguro que surge algún contratiempo que desbarata tu plan.

 

5. Los contenidos del cliente

El cliente es el que debe facilitar el contenido, textos, imágenes, logos y todos los documentos que quiera que aparezcan.

  • El que mejor puede transmitir sobre el producto es el cliente.
  • Las imágenes las aporta el cliente, pasar horas y horas buscando imágenes para que no le acaben de gustar al cliente, no se puede facturar.
  • Buscar logotipos de proveedores, certificados de calidad, etc, trabajarlos en Photoshop son horas que tampoco se facturan fácilmente por la impresión que tienen los clientes de que es un trabajo corta-pega.
  • Ofrecer los servicios de un redactor profesional, es la opción más rápida y adecuada. El copywriter tiene que saber de SEO.

 

6. SEO Onpage y Analytics

La optimización SEO tienes que conseguir empaquetarla en el proyecto como un indivisible pero como una partida independiente.

  • El SEO no puede ser una sorpresa de última hora.
  • Los proyectos tienen que ir con el SEO Onpage bien optimizado.
  • Una cuenta de Analytics y generar informes automáticos.

Algo que suele pasar es que el cliente enseñe o pida opinión a un tercero en la fase de pruebas y si no tienes una buena optimización como le explicas que es un trabajo aparte, siempre podéis llegar a un acuerdo pero estarás conmigo que es un momento desafortunado y puede que repercuta negativamente.

 

7. Fase de pruebas del proyecto implementado

Pues ya casi está, tienes que abrir un acceso al trabajo realizado a un número pequeño de colaboradores, amigos, familia, clientes, para que vean el proyecto.

  • Es una fase para encontrar errores.
  • No es para aportar nuevas ideas e implementarlas.
  • No es para modificar la arquitectura de proyecto o diseños.
  • Si es para recibir feedback de pequeñas mejoras.
  • Tester de usabilidad y sensaciones en general.

Te guardas todas las opiniones recibidas para una posible mejora en modo mantenimiento o segunda fase de proyecto. Si resulta imprescindible hacer algún cambio por parte del cliente, le haces un nuevo presupuesto de esa parte con su timing y te saltas los pasos innecesarios.

Cuando finalmente es imprescindible realizar alguna modificación o mejora, hay que entregar, cerrar y cobrar el proyecto.

 💡 Justifica el cierre del proyecto, previo a las modificaciones en base a una clausula penal de contrato que incorporaste, en la que te auto sancionas monetariamente por incumplimiento de plazos de entrega.

 

8. Entrega y liquidación

Llegados a este punto solo debe quedarte por cobrar entre el 20% y el 50%.

  • Migración a destino final.
  • Contar con 48h para la propagación de las DNS.
  • Facturación final.
  • Entrega de código, archivos fuente, etc, si procede.

 

9. Lanzamiento y apertura pública

Campañas publicitarias, redes sociales, anuncios varios para comunicar la nueva web, el nuevo servicio de la empresa, el evento, etc, dependiendo a que se dedique tu cliente y que tipo de proyecto le hayas creado o gestionado.

→ Lo único que te puedo aportar en este punto, es que no lo hagas en Viernes, como falle algo te pilla en fin de semana y el nivel de estrés y ansiedad va a ser máximo.

 

10. Mantenimiento y garantía

Casi todos mis proyectos llevan aparejado 1 año de mantenimiento y 3 meses de garantía pactado al inicio, sino 1 mes de garantía y no me responsabilizo de más.

Lo peor es cuando otra empresa lleva el mantenimiento trastea o modifica algo para adaptarlo a un nuevo requerimiento y falla algo, normalmente que no lógicamente le echará la culpa al proveedor anterior.

  • 1 año de mantenimiento negociado desde el principio.
  • Evitas malentendidos entre fallos del proyecto y mejoras.
  • Si falla algo por lo menos estás en modo mantenimiento.

 

 

Consideraciones finales

En cualquier planificación y ejecución de cualquier proyecto de marketing online, dependiendo de la complejidad del mismo, usarás más o menos recursos y herramientas, no es lo mismo instalar un WordPress presencial con una plantilla y sin personalizar que un comercio electrónico con desarrollo específico y customización completa.

Aquí te muestro los pasos para un proyecto medio, que es a lo que debería aspirar cualquier empresa que quiera conseguir a medio plazo visibilidad en la red. Cada profesional hace un mismo proyecto de forma diferente, pero en lo esencial de los pasos se suele coincidir.

Por último una cuestión importante, realizar todos los pasos y tareas uno mismo a la larga no es lo mejor, se le llama micro managing y te imposibilita centrarte en la parte que eres bueno.

Espero haberte ayudado un poco tanto si eres un profesional del marketing online, como si eres una empresa y vas a contratar un servicio o producto de Marketing digital.
Como he dicho antes, cada uno tiene una forma personal de hacer la misma cosa, a mi esta me funciona muy bien. Si quieres puedes dejar un comentario, sugerencias, consideraciones, etc, o enviarme un correo.

 

Herramientas para gestión de proyectos online

Hay un sinfín de herramientas que se pueden usar en función de la complejidad del proyecto y del número de participantes. Te dejo una lista de algunas sencillas que yo uso habitualmente.

Nozbe. Organización. Gestión de tareas.
Trello. Para gestionar fácilmente tareas con colaboradores. Gratis.
Basecamp. Sencillas e intuitiva, de lo mejor para gestionar proyectos online.
Wrike. Muy visual que Integra correo, hojas de cálculo, gestión del proyecto.
GantterforGoogleDrive. Tareas, recursos, calendarios, puntos críticos.
Kanbanchi. Soft gratis para tareas y gestión de proyectos.
MindMup 2.0 For Google Drive. Mapas mentales online.
Imindmap. Muy completa, usada en grandes proyectos internacionales.
GoMoodboard. Gratis y sencilla para organizar visualmente ideas.
Canva. Para crear recursos creativos, incluyendo los tableros de inspiración.
Pixlr editor. Lo más parecido a Photoshop, para Drive y gratis.
GogleDrive Docs. Para crear contenido por varios usuarios en un mismo doc.


 

 

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